Produksi Meningkat, Risiko Salah Stok Ikut Membesar: Cara Menjaga Akurasi Inventaris Pabrik

Produksi Meningkat, Risiko Salah Stok Ikut Membesar: Cara Menjaga Akurasi Inventaris Pabrik

Peningkatan produksi biasanya diikuti oleh bertambahnya kebutuhan bahan baku, komponen, barang dalam proses, dan produk jadi. Semakin banyak barang yang bergerak di area pabrik dan gudang, semakin besar pula kebutuhan untuk memastikan setiap perpindahan tercatat dengan benar.

Ketika jumlah stok dalam sistem berbeda dari kondisi fisik, dampaknya dapat meluas ke proses produksi dan pengiriman. Bahan baku mungkin terlihat tersedia padahal sudah digunakan, sementara barang jadi yang sebenarnya ada bisa sulit ditemukan ketika dibutuhkan.

Karena itu, inventory accuracy menjadi indikator penting untuk memastikan data persediaan dapat diandalkan dalam pengambilan keputusan.

 

Apa Itu Inventory Accuracy?

Inventory accuracy adalah tingkat kesesuaian antara catatan persediaan dalam sistem dan jumlah barang yang benar-benar tersedia secara fisik.

Akurasi inventaris yang baik membantu perusahaan merencanakan produksi, menentukan kebutuhan pengadaan, dan memenuhi pesanan berdasarkan informasi yang lebih dapat dipercaya.

Salah satu cara mengukurnya adalah dengan membandingkan jumlah item atau catatan persediaan yang sesuai dengan hasil pemeriksaan terhadap total item atau catatan yang diperiksa. Metode pengukuran perlu ditetapkan secara konsisten karena hasil dapat berbeda tergantung satuan, cakupan, dan toleransi selisih yang digunakan.

 

Mengapa Stok Pabrik Bisa Berbeda dari Catatan Sistem?

1.  Penggunaan bahan baku tidak langsung dicatat

 

Bahan baku yang sudah diambil untuk produksi tetapi belum diperbarui dalam sistem dapat membuat stok tercatat lebih tinggi daripada kondisi sebenarnya.

2.  Perpindahan barang tidak terdokumentasi

 

Barang yang berpindah dari gudang ke area produksi, area pemeriksaan, atau gudang barang jadi perlu memiliki pencatatan yang jelas.

3.  Kesalahan satuan dan pencatatan

 

Perbedaan antara satuan pembelian, penyimpanan, dan penggunaan dapat menyebabkan selisih jika konversinya tidak diatur dengan benar.

4.  Barang rusak atau tidak layak pakai belum dipisahkan

 

Stok fisik mungkin masih ada, tetapi tidak seluruhnya dapat digunakan untuk produksi. Tanpa pemisahan status, sistem berpotensi menampilkan ketersediaan yang menyesatkan.

5.  Stock opname terlalu jarang

 

Pemeriksaan yang hanya dilakukan pada periode tertentu dapat membuat selisih menumpuk dan sulit ditelusuri sumbernya.

 

Dampak Inventory Accuracy yang Rendah terhadap Produksi

Selisih stok bukan sekadar masalah administrasi. Ketika data persediaan tidak akurat, perencanaan dan pelaksanaan produksi juga dapat terganggu.

●     Produksi tertunda: bahan baku yang dibutuhkan ternyata tidak tersedia.

●     Pengadaan berlebih: perusahaan membeli barang yang sebenarnya masih cukup.

●     Penumpukan inventaris: barang yang jarang digunakan tidak teridentifikasi dengan baik.

●     Pencarian barang lebih lama: pekerja perlu memeriksa beberapa lokasi untuk menemukan stok.

●     Pengiriman terlambat: jumlah barang jadi yang tersedia tidak sesuai dengan catatan.

●     Biaya operasional meningkat: tim menghabiskan lebih banyak waktu untuk pemeriksaan dan koreksi.

 

6 Cara Meningkatkan Akurasi Inventaris Pabrik

1.  Standarkan kode dan satuan barang

 

Pastikan setiap bahan baku, komponen, dan produk memiliki identitas yang konsisten. Tetapkan aturan konversi satuan jika barang dicatat dalam unit yang berbeda.

2.  Catat setiap pergerakan stok

 

Penerimaan, pengeluaran bahan baku, transfer lokasi, hasil produksi, barang rusak, dan pengiriman barang jadi perlu dicatat sesuai prosedur yang berlaku.

3.  Terapkan cycle counting

 

Selain stock opname menyeluruh, perusahaan dapat menghitung sebagian persediaan secara berkala. Item bernilai tinggi, sering bergerak, atau kritis bagi produksi dapat diprioritaskan berdasarkan risiko.

4.  Pisahkan stok berdasarkan status